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埼玉県医師会個人情報保護規程

埼玉県医師会個人情報保護規程

第１章　総則

(目的)
第１条　この規程は、一般社団法人埼玉県医師会(以下「本会」という。)が事業を遂行する上で取り扱う個人情報を、個人情報の保護に関する法律(平成１５年法律第５７号。)等に則り、適正に利用し、かつ、保護するために必要な基本的事項を定めることを目的とする。
(定義)
第２条　この規程において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるものをいう。
２　この規程において｢個人データ｣とは、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
３　この規程において個人情報について｢本人｣とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。
(適用範囲)
第３条　この規程は、本会の役員及び事務局職員(正規職員、嘱託、臨時職員、派遣職員その他事務局の業務に従事するすべてのものをいう。以下同じ。)に適用する。
(個人情報の保護に関する基本方針の策定等)
第４条　会長は、個人情報は個人の人格尊重の理念の下に慎重に取り扱われるべきであること及び本会の社会的責務に鑑み、次に掲げる事項について個人情報の保護に関する基本方針を定め、これを公表しなければならない。
- (1)　個人情報の収集、利用及び提供に関すること。　
- (2)　開示、訂正等の請求に関すること。　
- (3)　個人情報の適正管理に関すること。　
- (4)　法令の遵守に関すること。　
- (5)　個人情報の保護・管理に係る措置の継続的改善に関すること。

第２章　個人情報の収集、利用、開示

(個人情報の収集の原則)
第５条　個人情報の収集に当たっては、利用目的をできる限り特定し、あらかじめ本人の同意を得て行うものとする。
２　個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表するものとする。
(個人データの利用及び提供の原則)
第６条　個人データの利用又は提供に当たっては、あらかじめ本人の同意を得て、特定された利用目的の達成に必要な範囲内で行うものとする。
２　前項の規定は、法令に基づく場合、人の生命、身体若しくは財産の保護のために必要がある場合又は国若しくは地方公共団体等に対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるときは、適用しない。
(個人データの開示、訂正等の請求)
第７条　本人から個人データの開示を求められたときは、本人に対し、書面の交付による方法等により、遅滞なく、開示するものとする。ただし、開示することにより、本会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合には、その全部又は一部を開示しないことができる。
２　本人から開示された当該本人の個人データの内容の訂正等を求められたときは、必要な調査を行い、その結果に基づき、訂正等をするものとする。
(開示等の請求の手続等)
第８条　前条第１項又は第２項の規定に基づき開示又は訂正等の請求をしようとする者は、請求書に請求者が本人又は本人の代理人であることを立証する書類を添えて、会長に提出しなければならない。
２　前項の規定にかかわらず、本会の会員からの請求については、電話によることができるものとする。
(利用目的の公表)
第９条　本会が保有する個人データの利用目的については、本会のホームページに掲載する方法等により公表し、本人の知り得る状態に置くものとする。利用目的を変更したときも、同様とする。
２　本人から当該本人が識別される個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知するものとする。

第３章　個人情報保護管理体制

(個人情報の保護管理体制)
第10条　個人情報を適正に管理するため、本会に次に掲げる事務をつかさどる個人情報管理責任者を置き、担当常任理事をもって充てる。
- (1)　個人情報の収集、利用、消去、提供又は委託処理その他の個人情報の適正な取扱いに関する事務　
- (2)　個人データの漏えい、改ざん、き損、紛失又は不正アクセスの防止その他の個人データの安全管理に関する事務　
- (3)　個人データの開示、訂正等その他の請求に対する適切な措置に関する事務
- (4)　役員及び事務局職員に対する個人情報の保護に関する研修に関する事務
- (5)　個人情報に関する苦情及び相談に関する事務
- (6)　その他個人情報の適正な保護の推進に関し必要な事務
２　前項の個人情報管理責任者を補佐するとともに次項の個人情報取扱責任者を指導・監督するため、個人情報副管理責任者を置き、事務局長をもって充てる。
３　前項の個人情報副管理責任者を補佐するとともに本会が保有する個人情報の安全管理が図られるよう事務局職員に対する必要かつ適切な指導・監督をするため、事務局各課に個人情報取扱責任者を置き、担当課長（課長が不在の課にあっては、課長補佐）をもって充てる。
４　前項の個人情報取扱責任者は、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合は、当該個人情報の安全管理が十分に図られるよう、委託を受けた者に対し、必要かつ適切な監督を行わなければならない。
５　個人情報が適正に取り扱われるよう、毎年定期的に監査を実施し、かつ、個人情報の保護・管理に関し継続して必要な改善を図るため、本会に個人情報監査責任者を置き、担当副会長をもって充てる。

第４章　雑則

(苦情及び相談)
第11条　個人情報の取扱いに関する苦情及び相談の窓口を設置し、苦情等の適正かつ迅速な処理に努めるものとする。
(委任)
第12条　この規程に定めるもののほか、この規程の実施に関し必要な事項は、会長が別に定める。

附　則

(施行期日)
１この規程は、一般社団法人埼玉県医師会理事会で決定した日(平成２０年１０月２日)から会員に周知し、平成２１年４月１日から施行する。ただし、第６条の規定は、平成２１年９月１日から施行する。
(本人の同意に関する経過措置)
２　この規程の施行の際限に本会が保有している個人データについては、この規定の施行の日から２箇月以内に第９条第１項の規定に基づき当該個人データの利用目的等を本会のホームページ及び埼玉県医師会誌に掲載するものとし、当該掲載の日から３箇月以内に本人から同意できない旨の申し出がなかったときは、第５条第１項の同意があったものとみなす。この場合において、同意があったものとみなされた後においても、本人から同意できない旨の申し出をすることを妨げない。